Effektive Möglichkeiten zur Organisation Ihrer Papierdateien – nur 4 Schritte

Ob im Büro oder zu Hause: Wenn Sie Ihre Papierakten, die sich über einen längeren Zeitraum ansammeln, nicht organisieren und aufräumen, wird es immer unordentlicher. Und es ist schwer zu sagen, welche Dokumente man behalten und welche man wegwerfen sollte.

Solange wir einen Aufräumplan formulieren und einige wissenschaftliche Aufräum- und Aufbewahrungsmethoden anwenden, können wir sie tatsächlich schnell und effektiv aufräumen und aufbewahren, was viel einfacher ist als gedacht.

Hier sind nur 4 Schritte, die Ihnen helfen, Ihre Papierdateien effektiv zu organisieren.

Schritt eins: Dateien nach Typ organisieren

Es wird Ihre Arbeitseffizienz nach der Klassifizierung Ihrer Dokumente verbessern, weg von der Hektik und einer sich drehenden Welt sein und eine aufgeräumte, erfrischende Büroumgebung schaffen. Mithilfe der Dokumentenklassifizierung können Sie jederzeit schnell und einfach die benötigte Ressource finden.

1.1 Papierakten prüfen und protokollieren

Zunächst müssen Sie alle Dateien einzeln durchgehen, den Dateityp bestimmen und sie klassifizieren. Sie können einen Stift nehmen und ihn beim Betrachten auf Papier schreiben.

Sie können beispielsweise Lebensmittelbelege als „Lebenshaltungskosten“ erfassen. Wenn ein Dokument viel Inhalt hat und viele Informationen enthält, geben Sie dies bitte daneben an.

1.2 Dateiklassifizierung festlegen

Legen Sie gemäß den Dateiinformationen, die Sie im vorherigen Schritt geklärt haben, die Dateikategorie fest. Anschließend verfügt jede Kategorie über einen Ordner.

Legen Sie die Kategorien im Detail fest, die nicht nur alle erfassten Dateien umfassen, sondern auch die in Zukunft hinzugefügten Dateien berücksichtigen sollten. Zum Beispiel Rechnungen, Familie, Gesundheit, Arbeit/Geschäft, Bildung usw.

1.3Verschiedene Farben für Ihre Aktenbox

Verwenden Sie Aktenboxhalter in verschiedenen Farben, um sie schneller und einfacher zu identifizieren . Grüne Ordner enthalten beispielsweise verschiedene Rechnungen, rote Ordner stehen für persönliche Gegenstände und blaue Ordner für medizinische Gegenstände.

1.4 Bereinigen Sie abgelaufene Dateien

Überprüfen Sie die Datei erneut, um sicherzustellen, dass einige Dokumente nicht mehr verwendet werden, und werfen Sie sie nach dem Zerkleinern mit einer Mühle in den Papierkorb. Damit die unsichere Datei verworfen werden kann, können Sie sie als elektronische Dokumente aufbewahren.

1.5Legen Sie die Dokumente in Aktenboxen

Wählen Sie je nach persönlichem Bedarf eine geeignete Dateibox, um alle sortierten Dateien abzulegen. Wenn zu viele Akten vorhanden sind, beispielsweise im Büro, ist möglicherweise ein spezieller Aktenschrank zur Aufbewahrung erforderlich. Für Familien und andere Orte mit relativ wenigen Dokumenten reicht eine Box aus.

Schritt zwei: Bewerten Sie den Dateiinhalt, um die Wichtigkeit zu bestimmen

Papierdateien weisen im Zeitalter der Datenverwaltung eine höhere Zuverlässigkeit und Vitalität auf und sind zuverlässiger als elektronische Dateien. Nach dem Sortieren sollte die Wichtigkeit der Dateien markiert werden, um sie ordnungsgemäß aufzubewahren.

2.1. Bestimmen Sie den Gültigkeitszeitraum

Einige Dokumente sind zwar wichtig, müssen jedoch möglicherweise nur einige Wochen lang aufbewahrt werden, während andere möglicherweise jahrzehntelang aufbewahrt werden müssen.

So können wir alle paar Wochen zeitkritische Dokumente wie Bankunterlagen, Garantiekarten usw. überprüfen. Wenn das Verfallsdatum überschritten ist, kann es weggeworfen werden.

2.2 Vernichtung oder Aufbewahrung der Papierakte

Banken erstellen viele Dokumente, wie zum Beispiel Kontoeröffnungsverträge, Kreditkartenabrechnungen, Einzahlungsbelege und Auszahlungsbelege. Mit Ausnahme der aufzubewahrenden Einzahlungsbelege können weitere Unterlagen nach Prüfung vernichtet werden. Denken Sie bei sensiblen Informationen daran, diese zu vernichten.

Versicherungspolicen sind grundsätzlich sehr wichtig und müssen über einen langen Zeitraum aufbewahrt werden. Allerdings haben abgelaufene Policen oder alte Policen, die ersetzt wurden, keinen Erhaltungswert und können weggeworfen werden.

Wenn Sie über Familien- oder persönliche Einkommensteuerbescheinigungen verfügen, bewahren Sie diese so lange wie möglich auf, es sei denn, Sie sind sicher, dass sie keinen Nutzen haben.

Wichtige Dokumente wie Geburtsurkunden, Sterbeurkunden, Heiratsurkunden und Testamente sollten lange aufbewahrt werden und in einer trockenen Umgebung aufbewahrt werden, um den Rückfluss von Feuchtigkeit zu verhindern. Verpacken Sie es in einer Plastiktüte, um ein Falten oder Ausfransen zu verhindern.

Schritt drei: So lagern Sie die Papierdokumente

Nachdem die Papierdokumente sortiert wurden, sollten sie entsprechend den Dokumentenkategorien klassifiziert werden. Je detaillierter, desto besser. Die Bedeutung und Verwendung dieser Kategorie sollte klar und deutlich mit Haftnotizen festgehalten werden.

3.1 Bereiten Sie die Aufbewahrung von Werkzeugen vor

Durch geeignete Aufbewahrungsmethoden kann sichergestellt werden, dass Dokumente ordentlich und ordentlich sind und relativ sicher aufbewahrt werden. Sie können bei Bedarf geeignete Aufbewahrungswerkzeuge auswählen, z. B. schwarze Marker, sortierte Ordner, Etiketten in verschiedenen Farben, Aktenboxen, Aktenschränke, Aktenordner, Etikettenpapier, Locher usw.

3.2 Bringen Sie ein Etikett auf jedem Aktenkarton an

Sie können den vorbereiteten neuen Ordner mit einem Etikett versehen, den Dateityp angeben, der im Ordner gespeichert ist, und ihn zur besseren Identifizierung mit einem Marker beschriften. Etiketten können leer bleiben, sodass sie zur schnellen Identifizierung in einer anderen Farbe lackiert werden können.

3.3 Papieraktenordner sortieren

Sie können viele Ordner nach bestimmten Regeln sortieren. zum Beispiel nach alphabetischer Reihenfolge oder nach Kategorie.

Es ist auch eine Mehrfachsortierung möglich, z. B. zuerst nach Kategorie und dann nach Datum in derselben Kategorie.

3.4 Nehmen Sie gemeinsame Dateien heraus

Wenn Sie Dokumente täglich oder häufig verwenden, legen Sie sie nicht überstürzt in die Aufbewahrungsbox. Diese Dateien können auf dem Desktop oder an anderen leicht zugänglichen Orten abgelegt werden, sodass sie bequem zu verwenden sind.

Es ist am besten, die häufig verwendeten Ordner zur Identifizierung zu beschriften oder farblich zu kennzeichnen, damit sie leicht identifiziert werden können

Schritt vier: So bewahren Sie die Papierdatei sicher auf

Bei der täglichen Lagerung und Nutzung werden Papierakten leicht durch ihre eigenen Faktoren, widrige Umweltbedingungen und menschliche Faktoren beeinträchtigt und erleiden verschiedene Schäden, wie z. B. Schmutz, Risse, Papierschäden, Insekten und das Verblassen der Handschrift.

Im geringsten Fall beeinträchtigt es die Identifizierung und das Erscheinungsbild, im schlimmsten Fall beeinträchtigt es die Lebensdauer der Datei oder macht sie sogar unbrauchbar.

Daher müssen Archivare auf die Erhaltung und Restaurierung von Papierarchiven achten.

4.1. Überprüfen Sie regelmäßig die Papierakte

Mit der Zeit werden viele Dateien abgenutzt und beschädigt, daher sollten Sie auf den Schutz von Dateien achten, insbesondere auf wichtige Dateien. Wenn Sie Schäden feststellen, denken Sie daran, sie zu reparieren oder zu kopieren usw.

4.2 Papierdatei genauer unterscheiden

Im Laufe der Zeit werden immer mehr Dateien in die Dateiklassifizierung aufgenommen. Die bisherige Klassifizierung kann weiter in viele Untertypen unterteilt werden. Beispielsweise werden Finanzen in Ausgaben und Einnahmen unterteilt.

4.3 Erstellen Sie Ihren digitalen Dokumentenschutz

Durch das Scannen von Papierdokumenten in elektronische Dokumente können wir sie jederzeit und überall anzeigen.

Gleichzeitig können elektronische Dokumente auch bearbeitet werden, etwa durch Hinzufügen oder Löschen von Texten, Einfügen von Bildern oder Notizen, was nicht nur die Personalisierung erleichtert, sondern auch die Lesbarkeit und Benutzerfreundlichkeit von Dokumenten verbessert.

Dateien werden im Computer- oder Cloud-Speicherplatz gespeichert, was viel physischen Speicherplatz spart und sich leicht gruppieren lässt. freigegebenes Dokument

Im Folgenden geht es darum, Vorschläge zur guten Organisation von Papierdokumenten auszutauschen. Jiawei-World bietet hochwertige Zeitschriftenboxen und -halter aus Pappe , mit denen Sie Ihr Leben und Ihr Büro besser organisieren können.